عملیات تدارکات برای ایجاد یک زنجیره تامین انعطاف‌پذیر حیاتی است و تامین منابع برای این موفقیت حیاتی است.

اختلالات، کمبودها و شرایط پیش بینی نشده مانند بلایای طبیعی و جنگ به طور فزاینده ای روند خرید شرکت ها را در سراسر جهان متزلزل می کند. نیمی از مدیران ارشد تدارکات می گویند خطرات ناشناخته در زنجیره تامین آنها، از جمله تهدیدهای اصلی آنهاست. نادیده گرفتن استانداردهای اخلاقی و زیست محیطی نیز یک خطر رو به رشد است.

به منظور اجتناب از چالش‌های پیش‌بینی نشده، سازمان‌ها باید شیوه‌های استراتژیک را در طول فرآیند تدارکات خود داشته باشند. بسیاری در انجام این کار شکست می خورند زیرا نمی دانند از کجا شروع کنند یا چگونه چنین اقداماتی را اجرا کنند.

در اینجا آمده است که چگونه سازمان شما می تواند شیوه های منبع یابی مسئولانه را توسعه دهد و اتخاذ کند – گام به گام.

سیاست ها را تعریف کنید

 وقتی در مورد مسئولیت‌پذیری صحبت می‌کنیم، به شدت توصیه می‌شود که یک سازمان سیاست‌های روشن و مؤثری را در سراسر زنجیره تأمین خود داشته باشد. این خط‌مشی باید وظایف و مسئولیت‌هایی را برای هر فرد مشخص کند.

داشتن خط‌مشی‌های مشخص، تضمین می‌کند که عملیات تدارکات بدون اختلال باقی می‌ماند، و تیم آماده مقابله با هر گونه ناهنجاری است که ممکن است در فرآیند تدارکات ظاهر شود.

این امر همچنین به تیم های تدارکات کمک می کند تا تصمیم بگیرند که چه چیزی از نظر اخلاقی، اجتماعی و نگرانی های زیست محیطی اشتباه است و آنها را قادر می سازد تا بدون نظارت تصمیم بگیرند.

اهداف روشنی را تعیین کنید

 تعیین اهداف شرکت و همسو کردن آنها با عملیات روزانه شما این اطمینان را می دهد که تیم تدارکات شما تمام مراحل لازم را برای تامین منابع محصولات به طور مسئولانه دنبال می کند. بنابراین، سازمان باید یک برنامه تدارکات کاملاً تعریف شده داشته باشد که به راحتی بتوان آن را اجرا کرد و در عملیات روزانه به آن دست یافت.

در حالی که هدف نباید خوشبینانه یا بدبینانه باشد، باید بتواند به تیم ها در دستیابی به نتایج مورد نیاز کمک کند. اهداف شما ممکن است شامل رعایت قوانین و اهداف زیست محیطی، حذف مواد و ضایعات خطرناک در زنجیره تامین، و بررسی کامل تامین کنندگان باشد.

انتظارات را با ذینفعان داخلی تنظیم کنید

ذینفعان داخلی شامل افراد درون یک سازمان مانند کارکنان و مدیران می شود. سازمان‌های متعددی ادعا می‌کنند که همسو نگه داشتن انتظارات با ذینفعان داخلی موفق بوده است. شفافیت در میان ذینفعان در طول فرآیند تدارکات دارای مزایای متعددی است.

شفاف بودن اهداف و انتظارات به کاهش هزینه، زمان پردازش سریعتر، مسئولیت پذیری و رعایت مسئولیت اجتماعی شرکت کمک می کند.

آموزش تامین کنندگان تامین

کنندگان نقش مهمی در هر بخش از چرخه عمر محصول دارند. اگر سازمانی رابطه ای قوی و تثبیت شده با تامین کنندگان نداشته باشد، ناچار است زنجیره تامین را مختل کند.

به تامین کنندگان خود در مورد سیاست ها و اهداف سازمان خود آموزش دهید تا آنها از اولویت های شما مطلع شوند و سعی کنند طبق آنها ارائه دهند. همچنین باید توضیح دهید که پایداری و مسائل اخلاقی برای سازمان شما چه معنایی دارد و با ذکر آنها در قرارداد تامین کننده، مطمئن شوید که با خط مشی های شما موافقت می کنند.

نظارت و اندازه گیری کنید

یک سازمان باید کل فرآیند زنجیره تامین، از جمله تدارکات را پیگیری کند. کارشناسان پیشنهاد می کنند که برای یک استراتژی تدارکات قابل اعتماد، یک فرآیند تدارکات خودکار را حفظ کنید که بیشتر از داده ها به جای غریزه(هوش) فرد مشتق شده باشد.

هنگامی که فرآیند خودکار و به خوبی در هر سطح از فرآیند خرید تا پرداخت تعریف شد، همه چیز ساده می شود. در هر مرحله شفافیت وجود دارد، و استراتژی‌های بهینه‌سازی را می‌توان به طور کامل بر اساس آمار و تجزیه و تحلیل از طریق نرم‌افزار تدارکاتی که فرآیند تدارکات مسئول کلی را تقویت می‌کند، بررسی کرد.

هنگامی که فرآیند خودکار باشد و به خوبی در هر سطح از فرآیند خرید تا پرداخت تعریف شود، همه چیز ساده می شود. در هر مرحله شفافیت وجود دارد، و استراتژی‌های بهینه‌سازی را می‌توان به طور کامل بر اساس آمار و تجزیه و تحلیل از طریق نرم‌افزار تدارکاتی بررسی کرد.

فناوری می‌تواند به شما کمک کند تا روش‌های منبع‌یابی خود را با قابلیت ردیابی مواد و نظارت بر میزان استفاده از مواد و آنچه که باقی مانده است، ارتقا دهید. همچنین می تواند به اندازه گیری میزان سمی بودن ضایعات کمک کند و اطمینان حاصل شود که مواد خام را هدر نمی دهید.

کسب و کارها باید از عواقب بالقوه اقدامات خود آگاه باشند و اقداماتی را برای کاهش هر گونه پیامدهای منفی انجام دهند. آنها باید بدانند که چگونه فعالیت های تجاری شرکت و عملیات تامین کنندگان آنها ممکن است بر افراد و محیط تأثیر بگذارد.

شرکت ها باید چندین جنبه از عملیات خود را بررسی کنند (به عنوان مثال، استانداردهای کار، بهداشت و ایمنی، و اثرات زیست محیطی)، خطرات اجتماعی و زیست محیطی را شناسایی کرده و برای کاهش این خطرات تلاش کنند.

تعیین خط مشی ها، تعیین اهداف، برقراری ارتباط با انتظارات، و آموزش تامین کنندگان می تواند به شما کمک کند تا مطمئن شوید که نقش خود را در اتخاذ شیوه های تدارکات پایدار و مسئولانه برای گزینه های خود ایفا می کنید.