زنجیره های تامین هر روز در حال پیچیده تر شدن هستند. این مساله را در طی بیش از ۲۵ سال فعالیت در مدیریت صدها پروژه در سازمان های تولیدی از جمله زنجیره تامین مبدا به مقصد به صورت دست اول تجربه نمودهام. توانایی مدیریت موثر این پیچیدگی ها جهت دستیابی به رشد هدفمند و سوددهی ضروری است.
برای تازه کاران واجب است که ابتدا عواملی که بر این پیچیدگی ها تاثیرگذار هستند شناسایی گردد: پراکندگی جغرافیایی مشتریان و تامین کنندگان، ملاحظات ریسک و ایمنی، قوانین و چارچوبها، خواستههای بالای مشتریان در خصوص زمان تحویل کوتاهتر و افزایش تعداد بازیگران درگیر در تمام این عوامل که به افزایش پیچیدگی زنجیره تامین منجر میگردد. و بعد از همه اینکه امروزه در یک دنیای بین المللی زندگی
میکنیم! وجه مشترک تمامی این عوامل تعداد نقاط اتصال بین تامین کنندگان و مشتریان است.
نقاط اتصال پیچیدگی می آفرینند
موفق ترین مشتریان من با تمرکز بر نقاط اتصال بر مدیریت پیچیدگی ها فائق میآیند. نقاط اتصال نقاطی هستند که دو یا چند فرد، فرآیند، سیستم، عملکرد یا شریک زنجیره تامین را به یکدیگر مرتبط میکنند.
به طور مثال، وقتی دو بخش سازمان با یکدگیر در معرفی یک محصول جدید همکاری میکنند، بدون شک نقاط اتصال مشترک بسیاری با هم دارند. این نقاط معمولا در مدیریت پیچیدهتر هستند و درجات بالایی از تاخیر و مشکلات را نسبت به دیگر نقاط در فرآیند توسعه محصول جدید ایجاد میکنند. توسعه یک محصول جدید را در هنگامی که با مشتریان و تامین کنندگان مشارکت دارید تصور کنید. مشتریان بر اساس نیازهای خود بازخورد و پیشنهاد ارائه میدهند. همزمان تامین کنندگان میتوانند در طراحی یا بسته بندی تازه یا راه های کاهش ضایعات خط تولید به مشارکت بپردازند. این نقاط اتصال بر پیچیدگی میافزاید. و یکی از موثرترین راههای مدیریت این پیچیدگیها استفاده از فرآیندها و ابزارهای مدیریت پروژه است.
در ادامه به ارائه سه راهکار مبتنی بر مدیریت پروژه در یاری تیم ها جهت مدیریت نقاط اتصال پیچیدگی زنجیره تامین میپردازیم.
- استفاده از روش مسیر بحرانی
این نقاط اتصال زنجیره تامین معمولا در مسیر بحرانی پروژه قرار دارند. مسیر بحرانی، این تکنیک مدیریت پروژه که جهت نمایش توالی فعالیتها در برنامهریزی پروژه به کار میرود، به سازمانها در حل این پیچیدگیها کمک میکند. نرمافزارهای مدیریت پروژه شما را قادر میسازند که این مسیر بحرانی (مسیری که شامل فعالیتها به همراه وابستگی آنها در یک ترتیب مشخص که برای اتمام موفق پروژه در کوتاه ترین مسیر است) را ترسیم نمایید.
استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه جهت شناسایی و مدیریت مسیر بحرانی یک راه موثر جهت انجام هر کاری است. از یادآوری تیمهای محصول در خصوص وظایف مشترک آتی گرفته تا اطمینان از اینکه تیم ها و فروشندگان در زمان مناسب بر فعالیت مناسب تمرکز میکنند یا حداقل از تاخیرهایی که میتواند بر دیگر ضرب الاجلهای سخت گیرانه آگاه باشند.
اگر وظایف مشخصی که در مسیر بحرانی قرار دارند را شناسایی کنید، راز موفقیت، عطف هشتاد درصد تمرکز (مفهوم پارتو) بر این وظایف مشخص است. بدین ترتیب هم راه حل خود را ساده سازی کردهاید و هم بیشترین اثرگذاری را داشتهاید.
- ارتباط و مشارکت
شکی نیست که ارتباطات بخش اصلی موفقیت را در مدیریت پیچیدگی تشکیل میدهد. به طور مثال، یک برنامه عملیاتی فروش و موجودی یا یک فرآیند برنامه ریزی فروش و عملیات میتواند در میان شرکای زنجیره تامین اجرا شود، که امکانی را برای برقراری ارتباط و همکاری در موضوعات عرضه و تقاضا فراهم کند.
تا کنون با تولیدکنندگان و توزیع کنندگان متعددی از صنایع گوناگون (هوافضا، ساخت و تولید، غذایی) همکاری نمودهام و دریافتهام که اگرچه یک فرآیند برنامه ریزی عملیاتی فروش و موجودی نقش به سزایی در توازن عرضه و تقاضا دارد، حتی نقش مهمتری در برقراری ارتباطات متقابل تمام نقش های سازمان (گاهی شامل تامین کنندگان و مشتریان) ایفا میکند.
یک راه دیگر پر کردن خلا های ارتباطی استفاده تعاملی از نرم افزارهای مدیریت پروژّه است. این امر موجب تهیه یک معیار واحد سنجش برای پروژه و فعالیت تیم و به روزرسانی برنامه ریزی، به خصوص زمانی که نقاط اتصال شامل تیمهای بین المللی در مناطق زمانی مختلف میشود، میگردد.
یک راه ساده دیگر برای به کارگیری ارتباطات جهت ساده سازی پیچیدگی های زنجیره تامین وجود دارد: تلفن را بردارید. اگر برنامه عملیاتی یا چارچوب مدیریت پروژه مشکلات آتی را آشکار می کند، با صاحبان وظایفی که به شما وابسته هستند و همچنین افرادی که به آنها وابسته هستید صحبت کنید.
- استفاده از فرآیندهای چابک
آخرین مورد که اهمیت آن کمتر از سایر موارد قبلی نیست اینکه پیروی از یک روش چابک را در مدیریت پیچیدگی زنجیره تامین در نظر داشته باشید. چابک، یک مجموعه از فرآیندهای سریع و منعطف است که کارکرد آن تغییر، کمک به تیم جهت تطبیق با فرصتهای بازار و بهبود عملکرد تجاری است که شما را قادر به شکستن پیچیدگیها به اجزای متعارف مینماید. هنگامی که یک مجموعه ساده شده از شرایط را امتحان
می کنید، لایههای بیشتری از پیچیدگی به آن میافزایید و مجددا امتحان میکنید. به این ترتیب، شناسایی مسائل و مدیریت پیچیدگیها به دلیل فهم تاثیر هر کدام از لایههای پیچیدگی سادهتر خواهد شد.
حال به ذکر یک مثال میپردازیم: زمانی مشغول همکاری با یک تولیدکننده محصول در انتخاب یک سیستم ERP و طراحی فرآیندهای کسب و کار برای این سیستم جدید بودم. تیم ما با مرور یک پیکرهبندی ساده آغاز نمود. هنگامی که پیکرهبندی اولیه موفق به فعالیت شد، پیچیدگی بیشتری به آن افزودیم (لایههایی از درخواستهای محتمل مشتریان، دادههایی که برای گزارشهای هوش تجاری نیاز خواهیم داشت و غیره.) با پیروی از روش چابک، قادر بودیم که راه حل سریعتر و موفقتری (که از منظر عملکردی مبتنی بر قانون ۲۰/۸۰ بود) را ارائه دهیم. اگر از همان ابتدا با یک معادله پیچیده آغاز مینمودیم، با چالشهای زیای جهت یافتن علل و عوامل هر کدام از مسائل مواجه میشدیم.
از زمان رکود بزرگ، شتاب و پیچیدگی به دو مشخصه رایج زنجیره تامین بدل شدهاند. اگر یک تیم یا پروژه را راهبری میکنید، هر چقدر بیشتر چگونگی مدیریت موفق پیچیدگی را بیاموزید، بیشتر پیشرفت خواهید نمود. و سادهسازی پیچیدگی نقطه شروع کوچکی است که نتایج بزرگی به بار خواهد آورد. همچنین در دنیای خرید آنلاین امروز، سرعت حرف اول را میزند. از آنجایی که مدیریت پیچیدگیها سرعت و اثربخشی را بهبود میبخشد، شرکتهایی که قادر به مدیریت پیچیدگی هستند، گوی سبقت را از رقبای خود خواهند ربود.
بهترین راه مدیریت تمام این نقاط اتصال؟ یک روش صحیح مدیریت پروژه که پویا باشد و براساس شیوهای استوار باشد که تیمها واقعا کار
میکنند. مدیریت پروژه پویا میتواند پاسخ مناسبی برای این سوالات باشد.
