زنجیره های تامین هر روز در حال پیچیده تر شدن هستند. این مساله را در طی بیش از ۲۵ سال فعالیت در مدیریت صدها پروژه در سازمان های تولیدی از جمله زنجیره تامین مبدا به مقصد به صورت دست اول تجربه نموده­ام. توانایی مدیریت موثر این پیچیدگی ها جهت دستیابی به رشد هدفمند و سوددهی ضروری است.

برای تازه کاران واجب است که ابتدا عواملی که بر این پیچیدگی ها تاثیرگذار هستند شناسایی گردد: پراکندگی جغرافیایی مشتریان و تامین کنندگان،‌ ملاحظات ریسک و ایمنی، قوانین و چارچوب­ها، خواسته­های بالای مشتریان در خصوص زمان تحویل کوتاهتر و افزایش تعداد بازیگران درگیر در تمام این عوامل که به افزایش پیچیدگی زنجیره تامین منجر می­گردد. و بعد از همه اینکه امروزه در یک دنیای بین المللی زندگی    

می­کنیم! وجه مشترک تمامی این عوامل تعداد نقاط اتصال بین تامین کنندگان و مشتریان است.

نقاط اتصال پیچیدگی می ­آفرینند

موفق ترین مشتریان من با تمرکز بر نقاط اتصال بر مدیریت پیچیدگی ها فائق می­آیند. نقاط اتصال نقاطی هستند که دو یا چند فرد، فرآیند، سیستم، عملکرد یا شریک زنجیره تامین را به یکدیگر مرتبط می­کنند. 

به طور مثال، وقتی دو بخش سازمان با یکدگیر در معرفی یک محصول جدید همکاری می­کنند، بدون شک نقاط اتصال مشترک بسیاری با هم دارند. این نقاط معمولا در مدیریت پیچیده­تر هستند و درجات بالایی از تاخیر و مشکلات را نسبت به دیگر نقاط در فرآیند توسعه محصول جدید ایجاد می­کنند. توسعه یک محصول جدید را در هنگامی که با مشتریان و تامین کنندگان مشارکت دارید تصور کنید. مشتریان بر اساس نیازهای خود بازخورد و پیشنهاد ارائه می­دهند. همزمان تامین کنندگان می­توانند در طراحی یا بسته بندی تازه یا راه های کاهش ضایعات خط تولید به مشارکت بپردازند. این نقاط اتصال بر پیچیدگی می­افزاید. و یکی از موثرترین راه­های مدیریت این پیچیدگی­ها استفاده از فرآیندها و ابزارهای مدیریت پروژه است.

در ادامه به ارائه سه راهکار مبتنی بر مدیریت پروژه در یاری تیم ها جهت مدیریت نقاط اتصال پیچیدگی زنجیره تامین می­پردازیم.

  1. استفاده از روش مسیر بحرانی

این نقاط اتصال زنجیره تامین معمولا در مسیر بحرانی پروژه قرار دارند. مسیر بحرانی، این تکنیک مدیریت پروژه که جهت نمایش توالی فعالیت­ها در برنامه­ریزی پروژه به کار می­رود، به سازمان­ها در حل این پیچیدگی­ها کمک می­کند. نرم­افزارهای مدیریت پروژه شما را قادر می­سازند که این مسیر بحرانی (مسیری که شامل فعالیت­ها به همراه وابستگی آنها در یک ترتیب مشخص که برای اتمام موفق پروژه در کوتاه ترین مسیر است) را ترسیم نمایید.

استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه جهت شناسایی و مدیریت مسیر بحرانی یک راه موثر جهت انجام هر کاری است. از یادآوری تیم­های محصول در خصوص وظایف مشترک آتی گرفته تا اطمینان از اینکه تیم ها و فروشندگان در زمان مناسب بر فعالیت مناسب تمرکز می­کنند یا حداقل از تاخیرهایی که می­تواند بر دیگر ضرب الاجل­های سخت گیرانه آگاه ­باشند.

اگر وظایف مشخصی که در مسیر بحرانی قرار دارند را شناسایی کنید، راز موفقیت، عطف هشتاد درصد تمرکز (مفهوم پارتو) بر این وظایف مشخص است. بدین ترتیب هم راه حل خود را ساده سازی کرده­اید و هم بیشترین اثرگذاری را داشته­اید.

  1. ارتباط و مشارکت

شکی نیست که ارتباطات بخش اصلی موفقیت را در مدیریت پیچیدگی تشکیل می­دهد. به طور مثال، یک برنامه عملیاتی فروش و موجودی یا یک فرآیند برنامه ریزی فروش و عملیات می­تواند در میان شرکای زنجیره تامین اجرا شود، که امکانی را برای برقراری ارتباط و همکاری در موضوعات عرضه و تقاضا فراهم کند.

تا کنون با تولیدکنندگان و توزیع کنندگان متعددی از صنایع گوناگون (هوافضا، ساخت و تولید، غذایی) همکاری نموده­ام و دریافته­ام که اگرچه یک فرآیند برنامه ریزی عملیاتی فروش و موجودی نقش به سزایی در توازن عرضه و تقاضا دارد، حتی نقش مهمتری در برقراری ارتباطات متقابل تمام نقش های سازمان (گاهی شامل تامین کنندگان و مشتریان) ایفا می­کند.

یک راه دیگر پر کردن خلا های ارتباطی استفاده تعاملی از نرم افزارهای مدیریت پروژّه است. این امر موجب تهیه یک معیار واحد سنجش برای پروژه و فعالیت­ تیم و به روزرسانی برنامه ریزی، به خصوص زمانی که نقاط اتصال شامل تیم­های بین المللی در مناطق زمانی مختلف می­شود، می­گردد.

یک راه ساده دیگر برای به کارگیری ارتباطات جهت ساده سازی پیچیدگی های زنجیره تامین وجود دارد: تلفن را بردارید. اگر برنامه عملیاتی یا چارچوب مدیریت پروژه مشکلات آتی را آشکار می کند، با صاحبان وظایفی که به شما وابسته هستند و همچنین افرادی که به آنها وابسته هستید صحبت کنید.

  1. استفاده از فرآیندهای چابک

آخرین مورد که اهمیت آن کمتر از سایر موارد قبلی نیست اینکه پیروی از یک روش چابک را در مدیریت پیچیدگی زنجیره تامین در نظر داشته باشید. چابک، یک مجموعه از فرآیندهای سریع و منعطف است که کارکرد آن تغییر، کمک به تیم جهت تطبیق با فرصت­های بازار و بهبود عملکرد تجاری است که شما را قادر به شکستن پیچیدگی­ها به اجزای متعارف می­نماید. هنگامی که یک مجموعه ساده شده از شرایط را امتحان

می­ کنید، لایه­های بیشتری از پیچیدگی به آن می­افزایید و مجددا امتحان می­کنید. به این ترتیب، شناسایی مسائل و مدیریت پیچیدگی­ها به دلیل فهم تاثیر هر کدام از لایه­های پیچیدگی ساده­تر خواهد شد.

حال به ذکر یک مثال می­پردازیم: زمانی مشغول همکاری با یک تولیدکننده محصول در انتخاب یک سیستم ERP و طراحی فرآیندهای کسب و کار برای این سیستم جدید بودم. تیم ما با مرور یک پیکره­بندی ساده آغاز نمود. هنگامی که پیکره­بندی اولیه موفق به فعالیت شد، پیچیدگی بیشتری به آن افزودیم (لایه­هایی از درخواست­های محتمل مشتریان، داده­هایی که برای گزارش­های هوش تجاری نیاز خواهیم داشت و غیره.) با پیروی از روش چابک، قادر بودیم که راه حل سریع­تر و موفق­تری (که از منظر عملکردی مبتنی بر قانون ۲۰/۸۰ بود) را ارائه دهیم. اگر از همان ابتدا با یک معادله پیچیده آغاز می­نمودیم، با چالش­های زیای جهت یافتن علل و عوامل هر کدام از مسائل مواجه می­شدیم.

از زمان رکود بزرگ، شتاب و پیچیدگی به دو مشخصه رایج زنجیره تامین بدل شده­اند. اگر یک تیم یا پروژه را راهبری می­کنید، هر چقدر بیشتر چگونگی مدیریت موفق پیچیدگی را بیاموزید، بیشتر پیشرفت خواهید نمود. و ساده­سازی پیچیدگی نقطه شروع کوچکی است که نتایج بزرگی به بار خواهد آورد. همچنین در دنیای خرید آنلاین امروز، سرعت حرف اول را می­زند. از آنجایی که مدیریت پیچیدگی­ها سرعت و اثربخشی را بهبود می­بخشد، شرکت­هایی که قادر به مدیریت پیچیدگی هستند، گوی سبقت را از رقبای خود خواهند ربود.

بهترین راه مدیریت تمام این نقاط اتصال؟ یک روش صحیح مدیریت پروژه که پویا باشد و براساس شیوه­ای استوار باشد که تیم­ها واقعا کار

می­کنند. مدیریت پروژه پویا می­تواند پاسخ مناسبی برای این سوالات باشد.